Cestovní náhrady 2023: Co se mění ve financích?

Zvýšení limitů pro stravné

Rok 2023 přinesl změny v cestovních náhradách, které potěší nejednoho zaměstnance. Zvýšily se limity pro stravné, a to jak pro tuzemské, tak i zahraniční pracovní cesty. Pro cesty trvající 5 až 12 hodin se stravné pohybuje v rozmezí 121 Kč až 182 Kč, v závislosti na délce cesty. U cest delších než 12 hodin je pak možné uplatnit stravné ve výši 242 Kč až 363 Kč.

Výše stravného se odvíjí od sjednané pracovní doby. Pokud má zaměstnanec osmihodinovou pracovní dobu a cesta trvá například 10 hodin, náleží mu stravné ve výši 152 Kč. Jestliže by ale jeho pracovní doba byla kratší, například šestihodinová, a cesta by trvala stejných 10 hodin, měl by nárok na stravné ve výši 182 Kč.

Zvýšení limitů pro stravné je dobrou zprávou pro všechny, kteří cestují za prací. Díky němu budou mít zaměstnanci více finančních prostředků na pokrytí nákladů na stravování během svých pracovních cest. Je však důležité si pamatovat, že přesné podmínky pro uplatnění stravného se řídí zákoníkem práce a případnými interními předpisy zaměstnavatele.

Nové sazby pro cestovní náhrady autem

Od 1. ledna 2023 se mění sazby pro cestovní náhrady u soukromých vozidel. Za jeden kilometr jízdy si zaměstnanci můžou uplatnit základní sazbu 5,10 Kč. Tato sazba se vztahuje na vozidla s maximální hmotností 3,5 tuny včetně přívěsu. U vozidel s vyšší hmotností je základní sazba stanovena na 6,10 Kč za kilometr. Důležité je zmínit, že tyto sazby jsou pouze základní a zaměstnavatelé můžou svým zaměstnancům proplácet i vyšší částky.

Kromě základní sazby můžou zaměstnanci uplatnit také náhradu za opotřebení pneumatik, která činí 1,30 Kč za kilometr. Tato náhrada se ale nevztahuje na všechny typy vozidel a je nutné si ověřit její podmínky.

Při uplatňování cestovních náhrad je důležité vést podrobnou evidenci o všech uskutečněných cestách. Tato evidence by měla obsahovat datum cesty, cílovou destinaci, účel cesty a počet ujetých kilometrů. Na základě této evidence pak můžou zaměstnanci uplatnit náhradu u svého zaměstnavatele.

Paušální náhrady v roce 2023

V roce 2023 dochází k drobným změnám v oblasti cestovních náhrad. Zaměstnanci i OSVČ můžou i nadále využívat výhod paušálních výdajů. Ty jim umožňují neprokazovat skutečné výdaje a uplatnit si daňový výdaj v paušální výši. Pro zaměstnance zůstává možnost uplatnit si stravné na pracovní cestě formou stravenek nebo finančního příspěvku. Zaměstnavatel může v roce 2023 poskytnout stravenku v hodnotě až 150 Kč za den pracovní cesty. V případě finančního příspěvku na stravování se limit zvyšuje na 70 % horní hranice stravného. To znamená, že zaměstnanec může dostat až 105 Kč na den.

Změny v prokazování výdajů

V roce 2023 nenastaly žádné zásadní změny v prokazování výdajů u cestovních náhrad. Stále platí, že zaměstnanci musí svému zaměstnavateli doložit vynaložené výdaje na pracovní cestu. Prokázání se provádí nejčastěji originály dokladů, jako jsou účtenky, faktury, jízdenky nebo letenky. Důležité je, aby doklad obsahoval všechny náležitosti daňového dokladu. Zaměstnavatel může v souladu se zákoníkem práce a s ohledem na vnitřní předpisy stanovit limit pro prokazování některých výdajů, například pro drobné výdaje. V takovém případě postačí prokázání pouze souhrnným vyúčtováním. Pro zaměstnance i zaměstnavatele je důležité vést si přehled o cestovních příkazech a vyúčtováních. Správné vedení dokumentace k cestovním náhradám je důležité pro případnou kontrolu ze strany finančního úřadu.

Elektronické doklady a jejich akceptace

Svět se digitalizuje a s ním i cestovní náhrady. V roce 2023 se stále více prosazují elektronické doklady, které usnadňují život jak zaměstnancům, tak i zaměstnavatelům. Elektronické jízdenky, faktury z ubytování nebo účtenky za stravování – to vše už dnes můžete mít v digitální podobě. Pro zaměstnance to znamená méně papírování a rychlejší proplacení výdajů. Zaměstnavatelé zase ocení snazší archivaci a kontrolu dokladů. Důležité je ale pamatovat na to, že ne všechny elektronické doklady jsou automaticky akceptovány. Před jejich použitím je vždy nutné ověřit si u zaměstnavatele, zda splňují jeho požadavky. Některé firmy můžou například vyžadovat specifický formát elektronického dokladu nebo jeho ověření elektronickým podpisem. Informace o akceptovaných elektronických dokladech by měly být součástí interních směrnic firmy nebo cestovního řádu. V případě nejasností je vždy nejlepší se obrátit na mzdové oddělení nebo jinou kompetentní osobu ve firmě.

Zahraniční cesty a jejich specifika

Zahraniční pracovní cesty s sebou přinášejí oproti tuzemským několik specifik, na které je potřeba myslet z hlediska cestovních náhrad. V roce 2023 se naštěstí cestovní náhrady řídí stále stejnou legislativou jako v předchozím roce, takže se nemusíte bát žádných zásadních změn. Základní pravidla pro výpočet stravného, kapesného a náhrad za ubytování zůstávají stejná, ale liší se jejich výše v závislosti na destinaci. Každá země má pro rok 2023 stanovenou určitou sazbu v českých korunách za den, která se dále dělí na stravné pro kratší a delší služební cesty. Podrobné informace o výši diet a kapesného pro jednotlivé země naleznete v zákoníku práce nebo na webových stránkách Ministerstva financí. Nezapomeňte si také schovat všechny relevantní doklady, jako jsou letenky, jízdenky, účtenky za ubytování a stravování, abyste je mohli v případě potřeby předložit svému zaměstnavateli. V případě pochybností se vždy obraťte na mzdové oddělení vaší firmy nebo na odborníka v oblasti daní a účetnictví, kteří vám s problematikou cestovních náhrad rádi poradí.

Co dělat v případě sporu s zaměstnavatelem?

V případě, že se dostanete se svým zaměstnavatelem do sporu ohledně cestovních náhrad za rok 2023, je důležité zachovat klid a postupovat systematicky. V první řadě si pečlivě prostudujte informace o cestovních náhradách v roce 2023, abyste měli jasno v aktuálních pravidlech a nařízeních. Zaměřte se na výši stravného, cestovních náhrad za pohonné hmoty a další náležitosti. Veškeré doklady a záznamy o vašich pracovních cestách si uschovejte, abyste je mohli v případě potřeby předložit jako důkaz.

Cestovní náhrady 2023

Položka	2022	2023
Stravený čas - tuzemsko (za hodinu)	102 - 129 Kč	108 - 135 Kč
Stravený čas - zahraničí (za den)	38 - 48 EUR	40 - 50 EUR

V první fázi se pokuste o smírné řešení sporu. Promluvte si se svým nadřízeným nebo s personalistou a srozumitelně jim vysvětlete, v čem vidíte rozpor s informacemi o cestovních náhradách. Pokud se vám nedaří dosáhnout dohody, obraťte se na odborovou organizaci ve vaší firmě, pokud existuje. Odbory vám mohou poskytnout rady a právní pomoc při řešení sporu. V případě, že ani tato cesta nevede k cíli, nezbude vám než se obrátit na příslušný inspektorát práce. Inspektorát práce prošetří váš případ a rozhodne o oprávněnosti vašeho nároku.

Užitečné tipy pro zaměstnance i OSVČ

Ať už pracujete na hlavní pracovní poměr nebo jste si zvolili svobodnější dráhu OSVČ, cestovní náhrady jsou nedílnou součástí vašich pracovních cest. V roce 2023 dochází k drobným změnám, které je dobré znát. Pro zaměstnance je klíčové znát aktuální sazby pro stravné a tuzemské cestovní náhrady. Ty se liší podle délky pracovní cesty a v roce 2023 se mírně liší od předchozího roku. Nezapomeňte si schovávat veškeré doklady o vašich výdajích, jako jsou jízdenky nebo účtenky za ubytování. OSVČ mají v oblasti cestovních náhrad větší volnost. Mohou si sami zvolit, zda budou uplatňovat skutečné výdaje nebo využijí paušální výdaje za cestovní náhrady. Důležité je vést si podrobnou evidenci o všech cestách a souvisejících výdajích. Ať už jste zaměstnanec nebo OSVČ, nezapomeňte, že cestovní náhrady slouží k tomu, abyste nebyli v souvislosti s pracovními cestami ve ztrátě. Informujte se u svého zaměstnavatele nebo na webových stránkách Finanční správy o aktuálních pravidlech a sazbách pro rok 2023.

Nejčastější chyby při uplatňování náhrad

I přes jasně daná pravidla se v praxi často setkáváme s chybami při uplatňování cestovních náhrad. Zaměstnanci i zaměstnavatelé by si měli být vědomi aktuálních sazeb a limitů pro rok 2023, aby se vyhnuli zbytečným komplikacím. Mezi nejčastější chyby patří například nesprávné uplatňování stravného, ať už jde o délku pracovní cesty, sčítání hodin, nebo o vícedenní služební cesty. Často se také chybuje v používání vlastního vozidla, kdy si zaměstnanci nevedou řádně knihu jízd nebo uplatňují nesprávné sazby za kilometr. Dalším problémem bývá neúplná dokumentace, kdy zaměstnanci zapomenou doložit některé výdaje, jako jsou například parkovací lístky nebo jízdenky. Důležité je také pamatovat na včasné vyúčtování cestovních náhrad, a to jak ze strany zaměstnance, tak i zaměstnavatele. V opačném případě hrozí zbytečné sankce ze strany finančního úřadu. Doporučujeme proto všem, aby se s aktuálními pravidly pro cestovní náhrady v roce 2023 důkladně seznámili a vyhnuli se tak zbytečným chybám a komplikacím.

Cestovní náhrady v roce 2023 jsou jako horská dráha – plné stoupání a klesání, zatáček a překvapení. Důležité je držet se aktuálních informací a nenechat se zaskočit.

Božena Malá

Kde hledat další informace?

Pro detailnější informace o cestovních náhradách v roce 2023 se neváhejte obrátit na relevantní zdroje. Aktuální sazby a podmínky pro uplatnění cestovních náhrad najdete na webových stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí. Další užitečné informace a praktické rady poskytuje také portál BusinessInfo.cz, který se zaměřuje na podnikání a zaměstnávání. Pro personalisty a mzdové účetní je cenným zdrojem informací specializovaný portál Podnikatel.cz. Nezapomeňte, že pravidla pro cestovní náhrady se mohou lišit v závislosti na kolektivní smlouvě nebo vnitřním předpisu vaší firmy. V případě nejasností se proto vždy obraťte na vašeho zaměstnavatele nebo mzdovou účetní.